במאמר זה אציג את החשיבות ליצירת תפיסת הפעלה נכונה לחברות וארגונים. תפיסת הפעלה נכונה המותאמת לאופי הארגון הינה מתכון להצלחה. יחד עם זאת, חשוב לומר כי תפיסת הפעלה הטובה ביותר שתוגדר אבל ללא תמיכה, מעורבות ומוכנות של מנהלים נועדה לכשלון מראש. לכן, תפיסת הפעלה המותאמת לאופי הפעילות ומשאב אנושי נכון ומקצועי תוביל ליישום ומימוש מדיניות החברה באופן המיטבי. על מנת להכניס פרקטיקה, בחרתי להציג במאמר זה את את העקרונות המנחים לתפיסת ההפעלה של המכביה ה-21 בדגש לתחום הבטחון, בטיחות והרפואה. המכביה הינה פעילות רחבת רחב היקף הנערכת אחת לארבע שנים, מאז 1932 השנה בה נערכה המכביה הראשונה בישראל. המכביה הינה תחרות ספורט המונית רב ענפית המתקיימת אחת לארבע שנים בהשתתפות ספורטאים יהודים חובבניים ומקצוענים מכל העולם. זו תחרות הספורט השניה בגודלה בעולם והמורכבת ביותר. הרעיון המכונן של המכביה הוא קיומה של אולימפיאדת ספורט לעם היהודי ולחיזוק הקשר בין יהודי התפוצות ובין מדינת ישראל. המכביה נערכת במספר רב של אתרים/מגרשים בארץ . משך הפעילות 3 שבועות כאשר השבוע ראשון הינו מחנה אימונים לחלק מהמשלחות. במכביה משתתפים כ 10,000 ספורטאים מכל העולם. המכביה גם נותת מענה לאוכלוסיית המשתתפים הכוללת גם את משפחות הספורטאים והמלווים. אציין כי אחד מהלקחים מהוועדה שחקרה את "אסון גשר המכביה" שהתרחש במכביה ה – 15 (14.7.1997 ) הוחלט להקים אגף שינהל את תחום הבטחון, בטיחות והרפואה במשחקי המכביה .לתפקיד מנהל האגף הראשון מונה אל"מ (במיל) עמיר שלג ז"ל המכונה חבש. חבש היה אבן הייסוד של הבטחון, הבטיחות והרפואה במכביה והוא זה שהתווה את הדרך במהלך כל השנים. חבש היה לי בראש ובראשונה חבר (למרות פער הגילים) ומורה דרך המכווין ומלמד את מורכבות הפעילות במכביה וכל זאת בחיוך וענווה הראויה להערכה רבה. על זה אומר תודה ויהי זכרו ברוך.
במכביה ה-21 מונה לתפקיד תא"ל (במיל) בני בן ארי למנהל האגף שהבין כי מורכבות ופריסת הפעילות של המכביה השנה גדלה ומתעצמת ביחס למכביות קודמות. לכן, נדרש לגבש תפיסת הפעלה שתאפשר שליטה וניהול אפקטיבי של כלל אגפי המכביה. לאור האמור, החל תהליך עם הנהלת המכביה לגבש את תפיסת ההפעלה של המכביה כך שתאפשר לממש את מדיניות המכביה יעדיו ומטרותיו באופן מיטבי. תפיסת הפעלה בהגדרתה, מפרטת את אופן יישום מדיניות מטה המכביה מול כלל אגפי המכביה. התפיסה נגזרת בין היתר מחוקים (חוק הספורט) , תקנות, הנחיות המכביה, הנחיות גופי הביטחון והערכות מצב. תפיסת ההפעלה מתווה את הקווים המנחים לביצוע כלל פעולות אגפי המכביה בדגש לטקסים, אירועים רשמיים, משחקי ספורט, מתקני אימונים, בתי המלון ופעילויות הפנאי . היעד המרכזי של המכביה שהוגדר ולאורו כלל בעלי התפקידים פעלו, הייתה לייצר חוויה מרגשת לכל המשתתפים שיחזרו לארצם עם חווית ספורט ואירוח הטובה ביותר. תובנה מרכזית משמעותית ראשונה שהתקבלה במהלך גיבוש תפיסת ההפעלה כי קיים הצורך להקים את אגף מבצעים שירכז את כלל פעילות המכביה בדגש לתחומי הבטחון, בטיחות והרפואה בכלל הפעילויות.כפועל יוצא מהחלטה זו מונה בני בן ארי למנהל אגף המבצעים והחל בתהליך של גיבוש תפיסת ההפעלה של המכביה יחד עם כלל מנהלי האגפים ומנהלת המכביה. תובנה שניה חשובה שסוכמה היתה על חלוקה של פעילות המכביה לארבעה אזורי פעילות: אזור צפון ,אזור שרון ,אזור ירושלים ואזור מרכז. לכל אזור תהיה יכולת תשתית תפעולית רחבה המורכבת כך שכל אגפי המכביה יתמכו את האזורים באמצעות נציגיהם בשטח תחת ניהול מנהל האזור. התפיסה הגדירה סמכויות וגבולות גזרה רחבות וברורות דבר שהיווה מכפיל כוח לכל מנהל אזור ביכולת לממש את מדיניות והנחיות מטה המכביה. במסמך תפיסת ההפעלה הוגדר עץ המבנה של מטה המכביה והאזורים. לכל אזור מונה מנהל האחראי על פיקוח, בקרה ווידוא ביצוע מדיניות ותוכניות העבודה האגפיות שבאזורו. כמו כן, מנהל האזור מהווה איש הקשר של המכביה אל מול כל הגורמים המוניציפליים וגופי המשטרה וההצלה הקשורים לפעילות המכביה בתחומו. לכל אזור מונה קב"ט שמתפקידו ליישם את תוכנית אגף המבצעים בתחום הבטחון, בטיחות והרפואה. בכל אזור הוקם משל"ט אזורי שיהווה ציר דווח בין כלל מנהלי המתקנים ,מנהל האזור לבין כלל אגפי המכביה וזאת באמצעות המשל"ט המרכזי בכפר המכביה. תפיסת ההפעלה הגדירה תהליכים מרכזיים שסייעו לניהול הפו"ש ועל יישום מדיניות המכביה הכוללים בין היתר ביצוע הערכות מצב בתחילת היום ולקראת סופו על מנת לתכנן את יום הפעילות הבא , ביצוע דיונים ממוקדים בהשתתפות בעלי התפקידים הרלוונטיים שהפכו את הדיונים לממוקדים, קצרים ויכולת העברת הנחיות באופן המהיר ביותר לשטח. כמו כן, ביצוע ישיבות סטאטוס עם מנהלי המשלחות במטרה לעדכנם על כלל הפעילות ובמידת הצורך אף להפעילם בהעברת הנחיות המכביה לכלל אנשי המשלחת שבאחריותם. כיצד נבחנה תפיסת ההפעלה? בכדי לבחון האם תפיסת ההפעלה שגובשה נכונה ומתאימה, התבצעו במכביה מספר תהליכים מרכזיים ברמת מטה וברמת מנהלי האזורים. אחד התהליכים היה ביצוע ימי סימולציות בהם הוצגו למטה המכביה מגוון רב של תרחישים שבראייתנו עשויים/עלולים להתקיים. בפעילות זו (תחת המנורות) נדרשו כלל בעלי התפקידים לנתח את התרחיש, לבחון השלכות כלפי האגף שבאחריותו וכיצד ההחלטה משפיעה על כלל פעילות המכביה.התרחישים בחנו נהלים, סד"פים וממשקים בין האגפים לשטח והנהלת המכביה. ביצוע סימולציות ובחינת המענים לכל תרחיש שיפר את מהירות התגובה והמענה במהלך המכביה לכלל בעלי התפקידים. אמליץ למנהלים בכלל ומנהלי בטחון בפרט, לעשות שימוש בכלי זה של סימולציות על מנת ללמוד ולהשתפר ולבחון את תהליכי ההכנות, הכשרות והרמה המקצועית של כלל בעלי התפקידים. לתשומת ליבכם, בניית תרחשים מחייבת את כותב התרחישים להכיר את תחומי הפעילות ,תחומי האחריות של כל בעל תפקיד, הכרת היכולות והמגבלות וכו'. בסיום שלב הסימולציות במכביה הופקו לקחים , נכתבו נהלים נוספים ונהלים קיימים עודכנו בהתאם. לסיכום, תפיסת הפעלה של המכביה הגדירה את המבנה הארגוני הנכון, תחומי אחריות וסמכויות של בעלי התפקידים ואת שיטת ההפעלה. תפיסת ההפעלה הביאה לידי ביטוי את האחידות בתהליכי ונהלי עבודה, הגדרת צרכים, בקרות, איסוף נתונים ומדדי ביצוע תוך שימוש בשפה משותפת. לתפיסת הפעלה מסוג זה קיימת חשיבות רבה ואף יותר כאשר אנו עוסקים בפעילות מורכבת ומוגבלת בזמן המצריכה עמידה בלוחות זמנים ושינויים רבים כגון, צפי קהל רב יותר משתוכנן , אופי הפעילות , מגבלות מזג אוויר (יולי), כניסת אירועים חדשים שלא תוכננו ועוד. התפיסה הובילה לקיום תרבות ארגונית לומדת ומשתפרת ,ביצוע תהליכי ניהול סיכונים וקבלת החלטות ברורים שיצרו את הדרך לשיפור מתמיד תוך התייעלות בהפעלת המשאבים של כלל אגפי המטה . בשיטה זו אפשרו למנהלי האזורים ליישם את תוכנית המכביה באופן המיטבי והמקצועי ביותר. תפיסת הפעלה טובה ככל שתהיה לא תצא לפועל ללא מוכנות ומחויבות של כלל בעלי התפקידים. מבקש להודות להנהלת מכבי עולמי, ליו"ר המכביה אריק זאבי, מנכ"ל המכביה רואי הסינג ורמ"ט המכביה גליל יצחקי ולכל מנהלי האגפים והעובדים על המוכנות והתמיכה ביישום תפיסת ההפעלה באופן המקצועי ביותר שהביא את כולנו לקו הגמר עם חזרתם של המשתתפים חזרה לארצם עם חוויה לכל החיים ובעיקר בריאים ושלמים. תודה מיוחדת לבני בן ארי שהאמין ואפשר לי תוך מתן עצות מקצועיות המתבססות על ניסיונו רב שנים בניהול כ"א ומשאבים להיות שותף בגיבוש וכתיבת מסמך תפיסת ההפעלה למכביה ה- 21 .
ניתוח נכון לצרכי ואופי הארגון יובילו לגיבוש תפיסת הפעלה מתאימה וליכולת ליישם אותה